Ripartenza Coronavirus: come calcolare con Excel la liquidità (cassa) necessaria alla tua impresa

Come chiuderai il 2020? Ci sarà un utile?  Ma soprattutto ci sarà cassa e quale sarà il fabbisogno di liquidità mese per mese?

Nel 2020 anche chi abitualmente redige il budget è rimasto spiazzato.

Ho riletto in questi mesi Il cigno nero, il libro di Taleb e l’incertezza che descrive calza perfettamente con questo periodo.

Per questo, ora più che mai, è necessario darsi da fare per trasformare i cigni neri in cigni bianchi.

Come? Iniziamo col fare previsioni e programmi, cioè adottando alcune tecniche di controllo di gestione abitualmente utilizzate in modo formalizzato dalle grandi imprese, ma molto spesso trascurate dalle piccole e medie imprese.

Proviamo quindi a mettere insieme il consuntivo dei 4 mesi passati e il budget degli 8 mesi rimanenti, nel modo più semplice possibile.

Questo si chiama fare il forecast.

Partiamo da alcune definizioni.

Budget, consuntivo e forecast: definizioni semplici e significato

Il budget è il programma (futuro), annuale o mese per mese, per il prossimo anno che traduce la strategia in euro: costi e ricavi, investimenti e finanziamenti, incassi e pagamenti.

Il consuntivo è il resoconto (passato), annuale o mese per mese, dell’anno trascorso che illustra in euro i risultati effettivi: costi e ricavi, investimenti e finanziamenti, incassi e pagamenti.

Il forecast è una riprevisione a finire, fatta durante l’anno: mettendo insieme i mesi passati (consuntivo) con i mesi futuri (budget revisionato), per rispondere alla domanda: “dove andremo a finire quest’anno?”

Budget, consuntivo e forecast: brevissima storia

In anni di certezze, stabilità e forte crescita (anni ’50-’60) nessuna azienda italiana faceva il budget tanto, visto che bastava produrre per vendere, ogni anno sarebbe andato meglio del precedente. Si esaminava solo il consuntivo.

Negli anni ’70 le grandi aziende italiane hanno iniziato a fare il budget per far fronte alla concorrenza. Ognuna pensava una strategia diversa, la programmava col budget e a fine anno, confrontandolo col consuntivo, si chiedeva: “vediamo se è andata come previsto”.

In tempi più recenti (anni ’90) con l’aumentare della velocità di cambiamento (tecnologia, concorrenza, leggi, gusti, bisogni…), il budget diventava “vecchio” dopo i primi mesi dell’anno.

Le grandi aziende hanno iniziato a fare il forecast semestrale (6+6), poi ogni 3 mesi (3+9, 6+6, 9+3), o ogni due mesi (2+10, 4+8, 6+6, 8+4, 10+2), a seconda della velocità del cambiamento nel proprio settore (produzione di sale piuttosto che di telefoni).

Perché si fa il forecast

Perché il forecast serve per capire in corso d’anno “dove andremo a finire”, mettendo insieme:

• il consuntivo dei mesi trascorsi: valori effettivi, passato, “quel che è stato, è stato”;
• il budget revisionato dei mesi mancanti alla fine dell’anno: valori prospettici, futuro, rivisti alla luce di queste due ulteriori domande:
  • “i programmi fatti per la restante parte dell’anno hanno ancora senso o dobbiamo rivederli al rialzo (magari!) o al ribasso?”
  • “la strategia ipotizzata fino a oggi ha ancora senso o dobbiamo rivederla radicalmente? (nuovi canali, nuovi prodotti, nuovi clienti, nuove tecnologie: asporto, consegna a domicilio, e-commerce, produzione di mascherine, pannelli in plexiglas, consulenze on-line, per fare alcuni esempi attuali).

Risultato economico, cassa e cash flow: definizioni semplici e significato

Abbiamo già parlato della differenza tra utile e cassa, vediamo di approfondirla.

Il risultato economico (utile o perdita) è il guadagno (positivo o negativo) maturato dall’azienda in un certo periodo, normalmente l’anno ma per i più attenti all’andamento anche il mese, giacché l’anno è fatto di mesi.

Ho detto “maturato” perché il guadagno è un calcolo che deriva dall’aver venduto e dall’aver consumato risorse per fare quelle vendite. Non significa soldi disponibili perché io potrei non aver ancora incassato nemmeno un euro delle mie vendite (idem per gli acquisti).

Ecco che guadagnare è necessario per avere soldi ma non è sufficiente. Ci sono di mezzo le condizioni di incasso e di pagamento e alcune altre cosette che vedremo più avanti.

La cassa nel linguaggio aziendale è la disponibilità liquida ad un determinato istante ed è data dai valori presenti nel registratore di cassa, in cassaforte, dal saldo dei conti correnti bancari e postali attivi e dagli assegni (coperti) di cui disponi.

In parole semplici sono i soldi che hai ora e che potresti spendere oggi.

Il cash flow, o in italiano flusso di cassa, è la variazione che la cassa subisce da un periodo all’altro. In parole semplici sono tutti i più e tutti i meno che trasformano il saldo di cassa di inizio periodo nel saldo di cassa di fine periodo.

Differenza tra cassa e cash flow (flusso di cassa)

Facciamo un esempio semplice fuori dall’ambito aziendale.

Cassa e cash flow positivo

Al 31 dicembre il saldo del mio conto corrente è di 2.900 € e ho nel portafoglio 100 €: la mia cassa in quell’istante è di 3.000 € (disponibilità liquide, liquidità).

Nel corso del mese di gennaio ho incassi per 1.500 € (stipendio), e pagamenti per 1.000 € (affitto, riscaldamento, spesa, benzina, bollette): il mio flusso di cassa (cash flow) di gennaio è positivo ed è di +500 €.

Conseguentemente la cassa al 31 gennaio sarà di 3.500 €: i 3.000 che avevo all’inizio del mese più i 500 del cash flow di gennaio.

O, se preferisci un maggior dettaglio, 3.000 + 1.500 – 1.000 cioè cassa iniziale + incassi del periodo – pagamenti del periodo = cassa finale.

Ora facciamo un altro esempio.

Cassa e cash flow negativo

Al 31 dicembre la mia cassa è sempre di 3.000 € (2.900 in banca e 100 nel portafoglio).

Nel mese di gennaio incasso 1.500 € (stipendio), ma ho pagamenti per 2.000 € perché oltre alle spese correnti cambio il televisore (investimento): il mio flusso di cassa (cash flow) di gennaio è negativo ed è di – 500 € (meno cinquecento).

La cassa al 31 gennaio sarà di 2.500 €: i 3.000 che avevo all’inizio del mese meno i 500 del cash flow negativo di gennaio.

 

O, se preferisci, 3.000 + 1.500 – 2.000 cioè cassa iniziale + incassi del periodo – pagamenti del periodo = cassa finale.

È possibile avere un cash flow negativo per più mesi?

Certo, finché il fondo cassa iniziale non viene azzerato. Nel secondo esempio la cassa iniziale di 3.000 € può sopportare un cash flow negativo di 500 € per sei periodi. Dopo, a meno di chiedere un finanziamento, non potrai più permettertelo.

Riassumendo per l’ultima volta:

• cassa: quanti soldi hai in un determinato istante;
• cash flow o flusso di cassa: la variazione della cassa in un periodo.

Ma quanti cash flow diversi esistono?

Tanti, a seconda di quello che voglio mettere in evidenza.

Vediamo i principali continuando il parallelismo col bilancio della famiglia.

Per i più esperti del settore, gli altri non leggano questo paragrafo incomprensibile, preciso che non sono quelli del rendiconto finanziario come da IAS 7 finalizzati alla redazione del bilancio civilistico, ma i flussi di cassa che più possono aiutare in un’analisi gestionale, con nomi più semplici e intuitivi possibili.

Cash flow corrente

Detto anche cash flow operativo prima degli investimenti, è il flusso di cassa generato dalla gestione corrente, quotidiana, ordinaria della famiglia (e dell’impresa): incasso dello stipendio e pagamento di affitto, riscaldamento, spesa, benzina, bollette, (incasso delle vendite e pagamento di acquisti, spese correnti, personale, ecc).

Può capitare che questo sia negativo per un mese, per qualche conguaglio sulle bollette o qualche extra facendo la spesa, purché la cassa iniziale possa sopportarlo (un negozio ad agosto non incassa ma paga lo stesso l’affitto). Se in famiglia è negativo per più mesi bisogna iniziare a preoccuparsi: o il datore di lavoro non mi ha pagato o bisogna ridurre i consumi.

Cash flow di investimento/disinvestimento

È il flusso di cassa solitamente negativo (soldi che escono) dato dal pagamento degli investimenti in beni di durata pluriennale che si rendono necessari talvolta: cambio la TV, il frigo, la lavatrice, l’auto. In azienda corrisponde al pagamento dei cosiddetti beni ammortizzabili o cèspiti: fabbricati, impianti, macchinari, automezzi, attrezzatura, computer, mobili.

In famiglia se non voglio fare finanziamenti (lo vedremo tra poco) e la cassa iniziale lo sopporta, mi conforta il fatto che non sono spese che càpitano tutti i mesi e nemmeno tutti gli anni.

Purtroppo in un periodo di crisi prolungata posso anche essere costretto a fare alcuni disinvestimenti, tipo vendere il box perché ho bisogno di liquidità o vendere l’auto perché non riesco a mantenerla. Se disinvesto ho un cash flow positivo e miglioro la cassa ma pregiudico le mie possibilità future.

Per un’azienda fare investimenti, quelli “giusti”, è una semina indispensabile per il futuro ma non mi chiedere quali sono gli investimenti “giusti” perché dovrei risponderti: “quelli che, analizzati dopo, hanno reso”. Se lo sapessi farei l’investitore professionista.

Cash flow operativo

Sottraendo il flusso di cassa di investimento/disinvestimento dal cash flow corrente (meglio dire sommandolo algebricamente) si ottiene il cash flow operativo dopo gli investimenti, o cassa generata/assorbita dalla gestione operativa.

(Questo per i più esperti è il Free Cash Flow to the Firm, FCFF.)

Questo cash flow esprime se la gestione operativa del periodo, cioè l’azienda che fa il suo mestiere (vende, compra, incassa, paga e fa investimenti) in quel periodo ha generato cassa o l’ha assorbita.

Se il flusso di cassa operativo è negativo può essere l’effetto di forti investimenti nel periodo, cosa che, come abbiamo visto, non si ripete in tutti i mesi.

In effetti un’azienda che non investe mai è destinata, come minimo, al malfunzionamento come una famiglia che non cambia gli elettrodomestici quando si guastano irrimediabilmente.

Se però è negativo anche il flusso di cassa corrente, magari da più mesi, devo chiedermi se posso permettermi gli investimenti, oppure provvedere a finanziarli come vedremo qui sotto.

Cash flow di finanziamento

Se il cash flow operativo è negativo (e la cassa iniziale non può sopportarlo), occorre pensare a “dove trovare i soldi”. Le opzioni sono due:

• finanziamenti, prestiti, mutui di banche o altri finanziatori;
• apporto da parte del titolare o soci o azionisti.

Vediamo perché il segno, in ogni periodo, può essere più oppure meno.

Finanziamenti

È importante premettere che per un’impresa non è, in linea di massima, sbagliato indebitarsi. Purché l’azienda faccia rendere il denaro più di quanto lo paga in termini di interessi passivi. E a patto di non superare un certo livello di indebitamento finanziario confrontato con i soldi messi da te.

Inoltre, non è nemmeno il caso di dirlo, l’effetto sulla cassa è positivo quando ricevo il finanziamento, ma è negativo, sebbene diluito nel tempo, quando inizio a pagare le rate.

Fanno eccezione eventuali contributi a fondo perduto, dei quali ultimamente si parla molto (ma si fa poco), che avrebbero solo l’effetto positivo.

Fa eccezione anche il prestito di zia Peppina se ti dice: “me li ridarai quando li avrai”, anche se proprio per questo è importante capire se e quando li riavrai.

Apporti da parte del titolare, socio, azionista

Un’altra possibilità è che i soldi ce li metta la proprietà, come ha fatto quando ha fondato l’azienda.

Che siano effettuati tramite aumento di capitale con tanto di atto del notaio, e ulteriori spese, o come finanziamento infruttifero, le ricapitalizzazioni possono rappresentare ossigeno per la liquidità aziendale, con segno positivo sul flusso di cassa.

Peraltro il rapporto con la proprietà è bidirezionale nel senso che, se il flusso di cassa operativo fosse positivo e non ci fosse alcun fabbisogno di liquidità, si potrebbe anche decidere una distribuzione di utili (se ci sono), con segno negativo sul flusso di cassa.

Cash flow complessivo (o totale, o finale)

È il cash flow che comprende tutto ciò che è avvenuto nel periodo:

• flusso di cassa corrente da incassi e pagamenti;
• flusso di cassa di investimento / disinvestimento;
• flusso di finanziamento da parte di banche o soci.

 

A questo punto non devi fare altro che esaminarne il segno mese per mese e sommarlo (sempre algebricamente col suo segno) alla cassa iniziale per determinare la cassa progressiva periodo per periodo.

Cassa progressiva

È venuto il momento di rispondere alla domanda: “quando avrò bisogno di soldi e quanti?”

Il cash flow complessivo o finale appena analizzato ti dice quanta cassa genera (se positivo) o brucia (se negativo) la tua azienda durante ogni singolo periodo.

Ora, a partire dalla cassa esistente all’inizio del primo periodo, devi sommare algebricamente il cash flow complessivo (flusso di cassa) di ogni singolo mese: significa aggiungere il cash flow se è positivo, sottrarre il cash flow se è negativo, come vedi qui sotto.

 

È fondamentale ricordare che la cassa finale di ogni mese diventa la cassa iniziale del mese successivo.

Con questa operazione hai ottenuto la cassa progressiva o cumulativa  di ogni fine mese cioè, se ipotizziamo minimi i soldi nel registratore di cassa (qualche moneta per dare il resto), il saldo del tuo conto corrente a ogni fine mese.

Fabbisogno di liquidità (o disponibilità di liquidità)

Se il valore della cassa progressiva è sempre positivo tutto bene (disponibilità di liquidità), avrai un fondo cassa da custodire gelosamente per necessità future oppure per effettuare investimenti o distribuire utili.

Tieni comunque conto che se sottrai fondi in un dato mese verranno a mancare nei mesi successivi; vale però anche l’opposto: se aggiungi fondi in mese migliorerai la curva anche dei mesi successivi (ahimè, parlare di curva in questo periodo!).

Se la cassa progressiva di fine mese (cassa fine mese precedente +/- flusso di cassa del mese in corso) a partire da un dato periodo diventa negativa hai un fabbisogno di liquidità, nel grafico è ad aprile.

È necessario provvedere a partire da quel mese (primo periodo nel quale la cassa va in negativo o, meglio, pensarci un po’ prima), prendendo qualche provvedimento di emergenza, che sia in grado di:

• aumentare i ricavi o incassare prima;
• diminuire i costi o pagare dopo;
• ridurre gli investimenti o disinvestire qualcosa;
• ottenere prestiti;
• apportare capitali propri.

Considerazioni

So che a parole è molto semplice e mi rendo perfettamente conto della gravità del momento anzi, chiedo scusa se qualche volta ho adottato un tono scherzoso tanto per alleggerire.

Abbiamo costruito le nostre imprese con sforzi, cura, dedizione, buona volontà e sacrifici di anni, spesso di una vita, talvolta di più generazioni, e parlo anche dei dipendenti e collaboratori.

Mai ci saremmo immaginati, neanche lontanamente, un’eventualità come questa che, se grazie a Dio (lo dico per me e ognuno lo modifichi come crede), ci ha preservati nella salute, ci mette in grande difficoltà nell’immaginare il futuro.

Nel mio piccolo e per la mia professione non posso fare altro che fornire un semplice strumento di previsione, forse banale, che a volte risulterà tristemente realistico.

Ma insisto nell’essere ottimista e nel dire che “andrà tutto bene”.

Un file Excel gratuito per calcolare come chiuderai l’anno 2020

Ti propongo quindi un file Excel gratuito liberamente scaricabile da chiunque.

Alimentandolo con i dati del conto economico del 2019 e con i ricavi di vendita mensili, ti consente di fare velocemente un forecast del 2020 4+8 che mette insieme 4 mesi a consuntivo e 8 mesi di budget, ma nei mesi successivi potrai anche usarlo per fare anche il 5+7 o il 6 +8, ecc.

L’output è rappresentato da:

• conto economico mensilizzato 2020;
• cash flow mensilizzato 2020, creato con il metodo diretto (spostando avanti incassi e pagamenti), comprensivo di investimenti e finanziamenti;
• grafico sulla cassa progressiva mensile (cassa inizio mese + incassi – pagamenti +/- finanziamenti), che serve a visualizzare l’eventuale fabbisogno di liquidità mese per mese in modo da provvedere per tempo.

È un file come quelli personalizzati che preparo per le medie imprese clienti, focalizzati sulle loro specifiche esigenze, al costo di qualche migliaio di euro.

Ci ho lavorato parecchio, più di una settimana, e ho posto particolare cura per renderlo il più semplice possibile (compatibilmente con l’obiettivo che semplice non è) e chiaro (con commenti in ogni cella di input).

Ho anche cercato di fare in modo che sia fruibile:

• da aziende di servizi, commerciali, manifatturiere;
• da medie imprese, piccole imprese e anche da liberi professionisti e ditte individuali prevedendo oltre a quella mensile, anche la liquidazione IVA trimestrale (per i forfettari non va bene).

Puoi usarlo quante volte vuoi e come vuoi ma non puoi rivenderlo dal momento che io l’ho fornito gratuitamente: per evitare questo ho dovuto inserire alcuni blocchi, loghi e protezioni.

Download “Liquidità”

Per un breve chiarimento scrivimi pure la tua domanda sui commenti all’articolo, risponderò il prima possibile compatibilmente con il lavoro.

Se non ti serve alcun chiarimento ma ti è stato utile scrivimi comunque un commento qua sotto.

Se invece vuoi sottopormi il tuo file compilato o desideri un aiuto, una personalizzazione o una modifica, è proprio il mio lavoro, visita questa pagina dedicata alla consulenza on-line.

In bocca al lupo a tutti e viva l’Italia!